Conformément à l’article 13 de l’arrêté du 25 mai 2016, « Un comité de suivi individuel du doctorant veille au bon déroulement du cursus en s'appuyant sur la charte du doctorat et la convention de formation. Il évalue, dans un entretien avec le doctorant, les conditions de sa formation et les avancées de sa recherche. Il formule des recommandations et transmet un rapport de l'entretien au directeur de l'école doctorale, au doctorant et au directeur de thèse. Il veille notamment à prévenir toute forme de conflit, de discrimination ou de harcèlement. Les modalités de composition, d'organisation et de fonctionnement de ce comité sont fixées par le conseil de l'école doctorale. Les membres de ce comité ne participent pas à la direction du travail du doctorant. »

Le Comité de Suivi Individuel d’un.e doctorant.e le rencontre chaque fin d’année, dans un esprit positif d’accompagnement, pour s’assurer de la bonne avancée de la thèse (il ne s’agit pas d’une pré-soutenance, mais seulement de voir si le calendrier est respecté et réaliste, si tout se passe bien pour le.la doctorant.e, par exemple en termes d’accès aux documents, collecte et analyse des données, formations, élaboration de sa thèse) et de l’absence de conflit, discrimination ou harcèlement. Le doctorant peut consulter son CSI, à tout moment de l'année, sur des questions liées à la recherche, mais le rôle du CSI n’est pas de se substituer au/à la directeur.trice de thèse.

La composition du CSI doit être renseignée dans ADUM par le/la doctorant.e, dès l'inscription en première année de thèse.

Processus & documents à remplir

Les doctorant.e.s de l’ED LLSH :

1-  joignent la « Fiche d'installation du CSI » à leur dossier de candidature en 1ère année de doctorat. Les membres du CSI restent les mêmes durant toute la thèse, sauf problème majeur à signaler à l’ED.
2- puis tous les ans, dans le cadre de leur démarche de réinscription, ils/elles prennent contact avec leurs membres de CSI pour organiser un échange de vive voix (généralement par visioconférence). La période de tenue des CSI est fixée par l’ED, et relayée par les laboratoires.
Pour préparer cet échange, ils/elles envoient aux membres du CSI la « Fiche de rapport de CSI Partie A Confidentielle » et la « Fiche de rapport de CSI Partie B Publique », en ayant rempli le questionnaire au préalable de la partie A. Il est possible d’envoyer des documents complémentaires jugés utiles.

A l’issue de l’échange avec le CSI :
- les membres remettent au doctorant.e la Fiche de rapport partie B Publique complétée,
- le/la doctorant.e fait alors suivre cette partie B Publique à ses directeur.trice.s/encadrant.e.s, ainsi que, si le laboratoire le demande, à la direction du laboratoire.
- si la fiche fait état de problèmes, le/la doctorant.e l’envoie immédiatement à la direction de l’ED et à la direction du laboratoire.

Lors de la réinscription :
- le/la doctorant.e joint les 2 fiches de rapport « Fiche de rapport de CSI Partie A Confidentielle » et la « Fiche de rapport de CSI Partie B Publique » au dossier de demande de réinscription qu'il/elle envoie à l'ED

NB : le CSI concerne également les doctorant.e.s en cotutelle, selon les mêmes modalités.